Na certa o que você irá ler nas próximas linhas deste texto não é nada extraordinário que ninguém nunca tenha te dito ou você nunca tenha pesquisado sobre. Com isso já estás avisado que não vais encontrar fórmulas mágicas neste texto.
O que trago de diferente, talvez seja a forma de expor os conceitos. A começar pelo fato de que concordo de que essa balela de que temos que separar as contas pessoas e as do negócio no início, é um papo que todo mundo adora falar, mas quase ninguém consegue fazer na plenitude.
Mas isso não significa que eu desaprove a ideia, só acho que tem uma forma diferente de fazer, do que o modo teórico que difere muito da realidade prática. Mas um ponto que pode parecer um contrassenso que quero te chamar atenção, é a meia verdade de que aumentando as vendas os problemas financeiros estarão resolvidos.
Sim é uma meia verdade, em especial para quem trabalha com produtos físicos, e numa realidade onde o preço dos produtos sobe quase do dia para noite. Porque não é nada fora do comum um comerciante fazer uma grande promoção vendendo até com prejuízo, na ilusão de conquistar clientes.
Mas enfim, vamos ao guia essencial para o controle financeiro da sua loja.
1 - Controle seus custos.
Sim, eu disse que algo óbvio. Controle seus custos, não apenas pelo fato de que é o que todo mundo fala, mas sim, porque é a única que na realidade você pode controlar na sua empresa, porque todo resto você não pode.
Pense comigo, para venderes não depende apenas de você tem um monte de variáveis externas que você não controla, como concorrência desleal, disponibilidade de produtos, frete, atendimento e tantas outras coisas.
E como nesta fase é provável que as contas pessoais e do negócio às vezes se misturam, faça esse mesmo controle também na sua vida pessoal. Então não caia na tentação de gastar um pouco mais na sua vida pessoal, só porque nesse mês vendeste um pouco mais.
Porque ao final a verdade absoluta que temos é que num negócio os custos são que nem as unhas só crescem, e como as unhas do nosso corpo, se não forem cortadas com frequência dificultam a vida até nos prazeres e necessidades mais básicas da vida.
2- Auditoria Interna.
Dependendo do nível da empresa, talvez seja mais fácil pensar que isso é coisa só para grandes empresas, mas a verdade é que o contrário. Numa grande empresa a auditoria é feita diariamente, pelos diversos diretores de departamentos encarregados por garantir o comprimento dos processos. Já na pequena empresa, onde as funções se misturam às vezes como a poeira e o calor, é mais que crucial, você parar para ver se as informações da empresa estão sendo organizadas conforme manda o figurino tributário.
Ah, mas eu não tenho contabilista ainda, fica difícil fazer isso. Foi difícil também para a tua mãe te nascer, mas ela teve que fazer, então dá um jeito de estudar, pesquisar na internet, ou juntar um dinheiro, para contratar alguém que dê um auxílio ainda que uma vez a cada três meses.
Porque acredite, se caíres na lorota de deixar para organizar depois que crescer, vais cair nair na lei do pau que nasce torto que é quase impossível ser endireitado quando grande. E mais, nem preciso te lembrar que a cada pequeno crescimento que a sua empresa tem, os fiscais também crescem o olho, então fazer uma auditoria de tempo em tempos é uma forma de se prevenir.
3 - Fluxo de Caixa
Esse fluxo de caixa parece uma pulga grudenta, que aparece em todo lugar que você pesquisa sobre gestão financeira. E o pior é que é verdade mesmo, e não é por acaso, afinal ele equivale aos batimentos cardíacos do seu coração, para sinalizar que a sua empresa está viva.
Além do que você leu por aí, é que enquanto as contas pessoais e as do negócio estão juntas e misturadas, considere também começar anotar os gastos que você faz na sua casa com dinheiro da empresa. A priori isto pode não fazer muito sentido, mas aos poucos vaz perceber que a sua casa é como se fosse um funcionário, e tal como todo funcionário, será necessário atribuir um salário fixo para ele.
Como não tira pedaço, vou reforçar que o fluxo de caixa é ferramenta dentro da empresa que vai te ajudar a controlar o fluxo de informações, ou seja, as entradas e saídas de dinheiro da empresa.
4 - Conciliação Bancária
O termo pode parecer novidade, mas na realidade é um termo usado para referir a conferência entre as entradas e saídas registradas nas suas anotações e aquilo que está na sua conta bancária. Até porque a maior parte das transações estão aos poucos sendo feitas cada vez mais por meio dos bancos.
5 - E agora: Onde anotar para controlar tudo isso?
O pulo do gato na certa é neste momento, onde depois de todos os conceitos discorridos, você se pergunta, como efetivamente pôr em prática isso. O que na realidade é o mesmo que perguntar onde você vai anotar essas informações?
Para começar, a ideia de usar diversas agendas ou diversos cadernos para isso,é a pior de todas. Melhor dizer, não dá para hoje anotar num caderno e amanhã no outro. Então se for usar caderno, que alguns cadernos fixos e deixe eles bem guardados e não jogue fora depois de terminados, e também evite anotações com lápis porque amanhã você precisar entregar o caderno no contador para ele fazer o trabalho dele, ou até mesmo você vais precisar usá-los para a sua revisão própria.
Mas é claro que o caderno é última e a pior das hipóteses que você considerar, para guardar as informações da sua empresa, por um espaço de tempo muito curto, porque o local mais básico que qualquer empresa deve guardar as suas informações é numa planilha de excel, até porque nessas planilhas você numa planilha você pode anotar as compras, as vendas, o pagamentos dos funcionários, e ao longo das vendas puder controlar o estoque.
E na medida que as entradas e saídas forem sendo registradas, elas também são refletidas nas suas contas bancárias. E o mais importante é que as planilhas te permitem ter uma análise gráfica de todas as suas informações. E adivinha só, onde é que você encontra uma planilha assim ? Aqui
